“Che sarà mai?” è quello che pensiamo ogni volta che inseriamo la nostra mail in un nuovo sito o acconsentiamo a ricevere aggiornamenti tramite newsletter. Il risultato è che poi rimaniamo intasati in circa mille mail arrivate chissà quando da chissà dove che non abbiamo la minima idea di come organizzare. Mail di lavoro impantanate in mezzo all’offerta di quel negozio online già scaduta da tre settimane e gli aggiornamenti di Facebook che non ci ricordiamo nemmeno quando li abbiamo richiesti.

Ok, seguiamo qualche dritta per gestire meglio la nostra inbox:

Cartelle salva giornata!

Cerchiamo di dividere le mail in base alla loro categoria e in base all’importanza, assegnando loro un colore: ad esempio, mail di lavoro alle quali dobbiamo rispondere in giornata in rosso, in settimana in giallo e mail alle quali non serve rispondere in verde. Una categoria utile da creare è quella delle mail di università o corsi di formazione, per ritrovare subito tutte le informazioni necessarie e i contatti. Le newsletter che ci interessano, ma che possiamo tranquillamente leggere tornando a casa da lavoro, meritano una loro categoria per rimanere sempre aggiornati con i nostri interessi e non perdere le novità, ma non farle perdere in mezzo alle altre mille mail più urgenti.

Facciamo arrivare solo quello che ci interessa.

Individuiamo nella posta in arrivo tutte le mail che non ci interessano e non abbiamo idea del perché ci arrivino: sono un’infinità! Ci vuole un po’ di pazienza ma, una dopo l’altra, vanno bloccate: cancelliamo la nostra iscrizione al sito che non ci interessa, oppure segnaliamo come spam tutte le altre mail pubblicitarie non richieste.

Sincronizzare is the way!

Non è detto che anche con il massimo dell’organizzazione non ci possa sfuggire qualcosa nella posta in arrivo: perché dimenticare un impegno a cena o una scadenza per la consegna di un lavoro quando possiamo fare in modo che il nostro smartphone appunti gli impegni in agenda al posto nostro? Sincronizzare l’app delle nostre mail con il calendario creerà un’agenda precisissima, a portata di click, anche con i reminder se ne abbiamo bisogno, per essere sicuri che non ci sfugga nessun appuntamento.

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